Система по приему граждан и мониторингу результатов приема в Министерстве Образования и подчиненных учреждениях.
Перед компанией «Professional IT» была поставлена интересная и трудоемкая задача, по созданию централизованной и современной системы приема граждан в подчиненных учреждениях Министерства Образования, с возможностью отслеживать результаты встреч и выявлять степень довольства граждан итогами и процессом.
Первым шагом стало детальное изучение и анализ текущих бизнес-процессов министерства в данной области.
На втором этапе мы постарались получить комментарии всех заинтересованных и вовлеченных в процесс сторон: граждан, операторов и других работников Центра по приему граждан, представителей учреждений.
Третий задачей стала разработка детального технического задания, в котором мы описали какие именно бизнес-процессы следует автоматизировать и как это следует осуществлять.
Внедренная система упростила и систематизировала весь процесс регистрации заявок на приемы граждан в учреждения подчиненные Министерству Образования (более 300 учреждений). Решение позволило централизовано распределять, отслеживать и контролировать время и результаты приема. Всесторонний и интегрированный подход к решению задачи, позволил значительно снизить нагрузки на административный ресурс Центра по приему граждан министерства и автоматизировать многие рутинные бизнес-процессы.
Система отличается высокой степенью интерактивности и на ключевых этапах процесса устанавливает обратную связь с пользователями. Так в момент назначения приема пользователь получает смс сообщение с указанием места и даты приема. Помимо этого, после завершения приема оператор Центра по приему граждан связывается с пользователем и уточняет степень его удовлетворенности итогами приема. Результаты разговора вносятся в систему и становятся доступными для анализа и обработки. Такой подход позволяет максимально эффективно использовать имеющиеся технические возможности в деле приема граждан и решения их проблем.
Рутинные бизнес-процессы были полностью автоматизированы и оптимизированы
Количество обработанных заявок на единицу времени увеличилось более чем в 3 раза
Граждане стали получать СМС-оповещения о месте и дате приема
Единая база систематизировала и консолидировала информацию обо всех приемах гражданина, которые он проходил в различных учреждениях в различное время
Граждане получили возможность высказывать свое мнение о результатах приема
Электронный модуль расписания дней приема позволил отслеживать и градировать нагрузку на учреждения и принимающих лиц
Министерство получило доступ к большому объему статистической информацией, которую собирает система и к инструментам для ее обработки.
Бадамар плаза, ул. Гаджи Мурада 1/1,
г. Баку, Азербайджан
M: (+994 51) 250-95-40
М: (+994 50) 225-53-20